Common grammar mistakes in business emails

ব্যবসায়িক যোগাযোগ বা Business Communication-এ একটি ছোট ভুলও আপনার পেশাদারিত্ব বা প্রফেশনালিজম নিয়ে প্রশ্ন তুলতে পারে। ইমেইলে ব্যাকরণগত নির্ভুলতা বজায় রাখা কেবল শিষ্টাচার নয়, এটি আপনার দক্ষতারও পরিচয়।

নিচে বিজনেস ইমেইলে সচরাচর ঘটে যাওয়া প্রধান ব্যাকরণগত ভুলগুলো এবং সেগুলো সংশোধনের উপায় উদাহরণসহ আলোচনা করা হলো।

১. সাবজেক্ট-ভার্ব এগ্রিমেন্ট (Subject-Verb Agreement)

এটি ইংরেজি ব্যাকরণের সবচেয়ে সাধারণ ভুল। অনেক সময় বাক্যের সাবজেক্ট একবচন (Singular) না বহুবচন (Plural), তা খেয়াল না করে ভুল Verb ব্যবহার করা হয়।

* ভুল: The team have completed the project.

* সঠিক: The team has completed the project. (এখানে Team একটি কালেক্টিভ নাউন, তাই এটি একবচন হিসেবে গণ্য হয়।)

* ভুল: One of the employees are absent today.

* সঠিক: One of the employees is absent today. ("One" হলো আসল সাবজেক্ট, "employees" নয়।)

২. Your বনাম You’re-এর ভুল ব্যবহার

এই দুটি শব্দ শুনতে একরকম হলেও এদের অর্থ সম্পূর্ণ আলাদা। বিজনেস ইমেইলে এটি সবচেয়ে বেশি চোখে পড়ে।

* Your: মালিকানা বোঝাতে ব্যবহৃত হয় (Your office, your file)।

* You're: এটি "You are"-এর সংক্ষিপ্ত রূপ।

* ভুল: I hope your doing well.

* সঠিক: I hope you're (you are) doing well.

* ভুল: Please send me you're feedback.

* সঠিক: Please send me your feedback.

৩. It’s বনাম Its-এর পার্থক্য

ইমেইলে কোম্পানির পলিসি বা কোনো রিপোর্ট নিয়ে লেখার সময় এই ভুলটি প্রায়ই হয়।

* Its: কোনো বস্তুর মালিকানা বোঝাতে।

* It's: "It is" বা "It has"-এর সংক্ষিপ্ত রূপ।

* ভুল: The company updated it's policy.

* সঠিক: The company updated its policy.

* ভুল: Its important to meet the deadline.

* সঠিক: It's (It is) important to meet the deadline.

৪. Affect বনাম Effect-এর বিভ্রান্তি

এই দুটি শব্দ ব্যবহারের ক্ষেত্রে অনেক পেশাদার ব্যক্তিও দ্বিধায় পড়েন। মনে রাখার সহজ উপায় হলো: Affect সাধারণত একটি Verb (প্রভাব ফেলা), আর Effect সাধারণত একটি Noun (ফলাফল)।

* ভুল: The rain will effect our outdoor event.

* সঠিক: The rain will affect our outdoor event.

* ভুল: What is the affect of this change?

* সঠিক: What is the effect of this change?

৫. অযথা Passive Voice-এর ব্যবহার

বিজনেস ইমেইল হওয়া উচিত সরাসরি এবং স্পষ্ট। অনেক সময় Passive Voice ব্যবহার করলে বাক্যটি অপ্রয়োজনীয়ভাবে জটিল হয়ে যায়।

* অস্পষ্ট (Passive): The report was sent by me yesterday.

* স্পষ্ট (Active): I sent the report yesterday.

* অস্পষ্ট (Passive): A decision has been made by the management.

* স্পষ্ট (Active): The management has made a decision.

৬. বানান ভুলের সাধারণ তালিকা (Common Misspellings)

ব্যবসায়িক ইমেইলে টাইপো (Typo) বা বানান ভুল

Calender (ভুল) Calendar (সঠিক) ক্যালেন্ডার

Recieve (ভুল)Receive (সঠিক) গ্রহণ করা

Seperate (ভুল) Separate (সঠিক) আলাদা করা

Occurred (ভুল) Occurred (সঠিক) ঘটেছিল

Definatly (ভুল) Definitely (সঠিক) অবশ্যই

৭. কমা স্প্লাইস (Comma Splice)

দুটি সম্পূর্ণ বাক্যকে কেবল একটি কমা দিয়ে যুক্ত করা ব্যাকরণগতভাবে ভুল। একে 'Comma Splice' বলা হয়।

* ভুল: I will call you tomorrow, we can discuss the details then.

* সঠিক: I will call you tomorrow**.** We can discuss the details then. (অথবা সেমিকোলন ব্যবহার করা যেতে পারে।)

* সঠিক: I will call you tomorrow**;** we can discuss the details then.

৮. অপ্রয়োজনীয় Capitalization

অনেকে গুরুত্ব বোঝাতে বাক্যের মাঝখানে হুটহাট বড় হাতের অক্ষর (Capital Letter) ব্যবহার করেন, যা ভুল।

* ভুল: Please send the Monthly Report by Friday.

* সঠিক: Please send the monthly report by Friday. (এখানে 'monthly report' সাধারণ নাউন, তাই ছোট হাতের অক্ষর হবে।)

৯. Then বনাম Than

সময়ের কথা বললে 'Then' এবং তুলনার ক্ষেত্রে 'Than' ব্যবহার করতে হয়।

* ভুল: This plan is better then the previous one.

* সঠিক: This plan is better than the previous one.

* ভুল: First finish the task, than go for lunch.

* সঠিক: First finish the task, then go for lunch.

১০. ইমেইল সাইন-অফ (Sign-off) ভুল

ইমেইল শেষ করার সময় অনেকে কমা দিতে ভুলে যান বা ভুল শব্দ ব্যবহার করেন।

* ভুল: Best Regards Rahim

* সঠিক: Best regards,

Rahim

প্রো-টিপস:

ইমেইল পাঠানোর আগে Grammarly বা Hemingway Editor এর মতো টুল ব্যবহার করতে পারেন। তবে সবচেয়ে কার্যকর উপায় হলো পাঠানোর আগে অন্তত একবার নিজে রিডিং পড়া।