বাংলাদেশের ব্যাংকিং সেক্টরে কোনো আবেদন বা যোগাযোগের ক্ষেত্রে Formal Letter বা আনুষ্ঠানিক পত্রের গুরুত্ব অপরিসীম। বিশেষ করে লোন অ্যাপ্লিকেশন, নতুন অ্যাকাউন্ট খোলা, চেক বই হারানো, কিংবা ক্রেডিট কার্ড সংক্রান্ত সমস্যা সমাধানের জন্য সঠিক ফরম্যাটে ইমেইল বা চিঠি লেখা বাধ্যতামূলক। এ লেখাটি আমরা ব্যাংক লেটার রাইটিংয়ের প্রতিটি অংশ উদাহরণসহ বিস্তারিত আলোচনা করব।
১. ফরমাল লেটারের প্রধান অংশসমূহ (Structure)
একটি প্রফেশনাল ব্যাংক লেটার সাধারণত নিচের ৭টি অংশ নিয়ে গঠিত হয়:
* Date (তারিখ): চিঠিটি যেদিন লিখছেন সেই তারিখ।
* Inside Address (প্রাপকের তথ্য): সংশ্লিষ্ট ব্যাংক ম্যানেজারের পদবি এবং ব্রাঞ্চের ঠিকানা।
* Subject Line (বিষয়): চিঠির মূল উদ্দেশ্য এক লাইনে প্রকাশ করা।
* Salutation (সম্বোধন): "Dear Sir" বা "Dear Manager"।
* Body of the Letter (মূল বক্তব্য): এখানে আপনার সমস্যা বা অনুরোধ বিস্তারিত লিখবেন।
* Complimentary Close (বিদায় সম্ভাষণ): "Sincerely yours" বা "Faithfully yours"।
* Signature (স্বাক্ষর): আপনার নাম, মোবাইল নম্বর এবং অ্যাকাউন্ট নম্বর।
২. সঠিক 'Verb' এবং 'Vocabulary' এর ব্যবহার
ব্যাংকিং লেটারে এমন কিছু শব্দ বা Verb ব্যবহার করা হয় যা আপনার পেশাদারিত্ব প্রকাশ করে। নিচে কিছু গুরুত্বপূর্ণ শব্দের তালিকা দেওয়া হলো:
* Verbs: Authorize (অনুমতি দেওয়া), Rectify (ভুল সংশোধন করা), Process (প্রক্রিয়া করা), Disburse (লোন দেওয়া বা টাকা ছাড় করা), Update (হালনাগাদ করা), Request (অনুরোধ করা)।
* Corporate Phrasings: "Enclose herewith" (সাথে সংযুক্ত করা), "Inconvenience caused" (অসুবিধার জন্য দুঃখিত), "Kindly look into the matter" (বিষয়টি খতিয়ে দেখুন)।
৩. ব্যাংক ম্যানেজারের কাছে আবেদনের বিভিন্ন উদাহরণ
নিচে বাংলাদেশের প্রেক্ষাপটে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত কয়েকটি ব্যাংক লেটার ফরম্যাট দেওয়া হলো:
ক. নতুন ব্যাংক অ্যাকাউন্ট খোলার আবেদন (Opening a New Bank Account)
যখন আপনি ব্যক্তিগত বা ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে অ্যাকাউন্ট খুলতে চান, তখন এই ফরম্যাটটি অনুসরণ করুন।
Date: October 25, 2025
To,
The Manager,
Dutch-Bangla Bank PLC,
Motijheel Branch, Dhaka.
Subject: Request for opening a new Savings Bank Account.
Dear Sir,
I would like to request you to open a new Savings Bank Account in your branch. I have enclosed all the necessary documents, including my NID, photographs, and utility bills, as per the bank's requirements.
I have already completed the application form and would appreciate it if you could process it at your earliest convenience. Please let me know if any further information is needed.
I look forward to becoming a valued customer of your bank.
Sincerely yours,
(Your Signature)
[Your Full Name]
Phone: 01XXXXXXXXX
খ. ক্রেডিট কার্ড বা চেক বই হারানোর রিপোর্ট (Reporting Lost Card/Cheque Book)
এটি একটি জরুরি চিঠি, যা দ্রুততম সময়ে ব্যাংকে পৌঁছাতে হয়।
Date: October 25, 2025
To,
The Branch Manager,
City Bank PLC,
Banani Branch, Dhaka.
Subject: Application for blocking lost Credit Card and issuing a new one.
Dear Sir,
I am writing to inform you that I have unfortunately lost my credit card (Card No: XXXX XXXX XXXX 1234) earlier today. I would like to authorize the immediate blocking of this card to prevent any fraudulent transactions.
Furthermore, I request you to issue a replacement card for my account as soon as possible. Please update me regarding the charges and the time required for this process.
Thank you for your prompt assistance in this matter.
Sincerely yours,
(Your Signature)
[Your Full Name]
Account Number: XXXXXXXXXXX
গ. হোম লোন বা পার্সোনাল লোনের আবেদন (Loan Application)
বাংলাদেশের ব্যাংকে লোন আবেদনের সময় আপনার আর্থিক সামর্থ্য এবং উদ্দেশ্যের কথা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হয়।
Date: October 25, 2025
To,
The Manager,
Sonali Bank PLC,
Corporate Branch, Dhaka.
Subject: Application for a Personal Loan of BDT 5,00,000.
Dear Sir,
I have been a loyal customer of your bank for the last 5 years (A/C No: XXXXXXXXX). I am writing this letter to request a personal loan of BDT 5,00,000 for my house renovation purposes.
I have attached my salary certificates and income tax returns to prove my repayment capacity. I am confident that I can repay the loan in monthly installments as per your bank’s policy.
I request you to facilitate the loan approval process and let me know the interest rates and terms.
Thank you for your cooperation.
Sincerely yours,
(Your Signature)
[Your Full Name]
৪. ভুল সংশোধন বা অভিযোগপত্র (Complaint/Rectification Letter)
যদি ব্যাংক আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে ভুলবশত টাকা কেটে নেয়, তবে এই চিঠিটি লিখুন।
Subject: Request for rectification of wrong transaction in Account No: [Number].
Dear Sir,
I wish to bring to your attention that a sum of BDT 2,000 was deducted from my account on October 20, 2025, with the description "Annual Fee," which I have already paid last month.
I request you to rectify this error and refund the amount to my account. I have enclosed a copy of my previous statement for your reference.
I would appreciate it if you could resolve this issue quickly.
৫. ফরমাল লেটার লেখার বিশেষ কিছু টিপস
১. পেশাদারিত্ব (Professionalism): হাতে লেখার চেয়ে টাইপ করা চিঠি ব্যাংক বেশি পছন্দ করে। ফন্ট হিসেবে Times New Roman বা Arial এবং সাইজ 12 ব্যবহার করুন।
২. অ্যাকাউন্ট নম্বর: প্রতিটি চিঠিতে আপনার সঠিক ব্যাংক অ্যাকাউন্ট নম্বর স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
৩. সংযুক্ত নথিপত্র (Attachments): চিঠির সাথে এনআইডি কার্ড, টিআইএন সার্টিফিকেট বা ইউটিলিটি বিলের কপি দিতে ভুলবেন না।
৪. ভাষা: আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন। সরাসরি এবং কার্যকর (Action-oriented) শব্দ ব্যবহার করুন। যেমন: "I need" এর বদলে "I request" লিখুন।
৬. পরিশেষে
ব্যাংকিং সেক্টরে আপনার আবেদনটি কত দ্রুত গৃহীত হবে, তা অনেকটাই নির্ভর করে আপনার চিঠির স্পষ্টতা এবং ফরম্যাটের ওপর। উপরের উদাহরণগুলো অনুসরণ করে আপনি খুব সহজেই যেকোনো ব্যাংকে প্রফেশনাল লেটার জমা দিতে পারেন। মনে রাখবেন, সঠিক Verb এবং ফরমাল ভাষা আপনার ব্যক্তিত্বকে ফুটিয়ে তোলে।
Comments
Post a Comment